100 % INTEGRATION, 0 % KÜNDIGUNGEN

Schicht 05/09/2016
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Ein kleiner Schritt für die Personaler, ein großer Schritt für neue Mitarbeiter
Lassen Sie mich Ihnen nur eine einzige Zahl geben: 3 %. So gering ist der Anteil abgebrochener Probezeiten bei Talentsoft in Frankreich. Wenn wir nur eine Person pro Jahr einstellen wurden, wäre diese Zahl wenig aussagekräftig. Wir haben jedoch im Laufe der vergangenen fünf Monate mehr als 70 neue Mitarbeiter eingestellt! 70 erfolgreiche Einstellungen, 70 Mitarbeiter, die nicht ein zweites Mal gefunden und eingestellt werden müssen.
Laut einer Umfrage des statistischen Amtes DARES beträgt der Anteil abgebrochener Probezeiten bei Festanstellungen in Frankreich 13,3 %, während Mozart Consulting den Prozentsatz auf 16 % und im Dienstleistungssektor auf mehr als 17 % einschätzt. Das bedeutet, dass jede sechste Einstellung scheitert. Die Kosten dafür können sich auf 50.000 bis 100.000 € belaufen!

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Ruhig bleiben, wenn eine Probezeit abgebrochen wurde…

Ein gewaltiger Zeit- und Energieverlust für das gesamte Unternehmen. Man denke dabei nur einmal an alle Akteure, die an einer Einstellung beteiligt sind:
• zunächst einmal der Recruiter,
• selbstverständlich auch der betroffene Manager,
• die Teammitglieder, die an Integration und Einarbeitung des Neuankömmlings beteiligt sind
• und natürlich der eingestellte Bewerber.
Für Mitarbeiter, die sich die Zeit genommen haben, ihren neuen Kollegen einzuarbeiten, und die sich nach kurzer Zeit schon wieder von ihm verabschieden müssen, ist es ein harter Schlag – ihre Motivation kann darunter leiden, bei Projekten kann es zu Verspätungen kommen und der Unternehmensaustritt kann langfristig deutliche Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit haben …

WICHTIGE ROLLE DER PERSONALABTEILUNG

Recruiter sollten daher eine Einstellung erst dann als abgeschlossen betrachten, wenn die Probezeit beendet ist. Denn wenn diese von einer der beiden Parteien abgebrochen wird, … fängt das Einstellungsfahren wieder von vorne an. Deswegen ist die Integration neuer Mitarbeiter ein wichtiger Schritt bei der Einstellung, der nicht vernachlässigt werden sollte.

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(╯°□°)╯︵ ┻━┻

2015 erhielt Talentsoft das Label HappyAtWork – laut Ergebnis des Audits verfügen wir über ein ausgezeichnetes Onboarding-Verfahren. Wir sind stolz auf uns, aber nie ganz zufrieden. Wir haben daher entschieden das Verfahren von Grund auf zu erneuern, um uns noch weiter zu verbessern.
Die Integration kann für jeden neuen Mitarbeiter eine schwierige Etappe sein. Denken Sie nur daran, wie für Sie die ersten Tage in Ihrem Unternehmen waren.

TAG 1: DER ANFANG IST AM SCHWERSTEN

So gut wie jeder hat diese Erfahrung schon einmal gemacht: Man kommt in einem neuen Unternehmen an, sieht nur fremde Gesichter, hört unbekannte Namen und Abkürzungen und versteht kein Wort. Eine verwirrende Situation. In den ersten Tagen wird man eingearbeitet, und neue Mitarbeiter – die bei Talentsoft Talentnewbie oder Newbie genannt werden – haben oft das Gefühl, ihren neuen Kollegen zur Last zu fallen.

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Wo ist die Kantine? Was bedeutet SCRUM? Und wer ist dieser Mann mit Bart?

Um den Newbies ein wenig bei der Orientierung zu helfen, haben wir kurze Vorstellungen jeder Abteilung eingeführt. Einmal im Monat stellen die Abteilungsleiter allen Neuankömmlingen ihr jeweiliges Aufgabengebiet vor, um ihnen dabei zu helfen, den Aufbau von Talentsoft und ihren Platz in unserem gemeinsamen Abenteuer zu verstehen.
Zudem haben wir uns für ein digitales Onboarding im Intranet entschieden – Schluss mit den 200-seitigen Welcome Books! Newbies können sich jetzt von Anfang an mit den internen Tools vertraut machen.

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Das Welcome Book 1.0

TAG 7: Erste Erfolge feiern

Wie schon erwähnt, ist es nicht immer einfach, seinen Platz in einer neuen Umgebung zu finden. Daher haben wir ein System von Onboarding-Tutoren eingeführt. Diesen Tutoren können neue Mitarbeiter all die Fragen stellen, die sie sich ihre Vorgesetzten nicht zu fragen trauen: wo wird gegessen, was ist der Dresscode, wann wird das Gehalt überwiesen usw. – Fragen, mit denen man sich nicht unbedingt an seinen Chef wenden möchte.

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Allegorie der Einarbeitung mit einem kitschigen Bild

Der Tutor ist auch für die Einarbeitung des Newbies zuständig, mit dem Ziel, dass dieser in seiner Arbeit so selbstständig wie möglich wird.

TAG 30: ABSCHLUSS DER INTEGRATION

Nach ein paar Wochen bei Talentsoft laden wir alle neuen Kollegen zu einer feierlichen Veranstaltung ein, der Onboarding-Abschlusszeremonie. Nachdem sie sich bereits bei den Vorstellungen der unterschiedlichen Abteilungen anfreunden konnten („In welchem Raum sind wir heute nochmal?“), treffen sich hier noch einmal alle Neuen zu einer kleinen Feier. In einer lockeren Atmosphäre verrät ihnen Alex Pachulski, Mitgründer von Talentsoft, das Geheimrezept für den Erfolg:
• eine Prise Neugier,
• drei Esslöffel Engagement
• und ein wenig Besonnenheit.
• Das Ganze mit Flexibilität, Vertrauen und Teamgeist garnieren, und Ihre Mitarbeiter sind fit für die Welt der HRIS!
Ein „alter Hase“ spricht über Erfahrungen und seine Vision des Unternehmens, indem er auf eine ganz einfache Frage antwortet: Was macht Talentsoft aus? Die Antwort findet sich in diesem Raum: Genau sie, unsere neuen Mitarbeiter, machen jetzt Talentsoft aus; das Unternehmen ruht von jetzt an auf ihren Schultern.

Dieses süße Kätzchen unterstreicht die Emotionen in diesem Absatz
Am Ende der Zeremonie gibt es Häppchen für alle und jeder neue Mitarbeiter bekommt einen Paten oder eine Patin zugewiesen. Unsere Newbies bekommen Goodies, eine Charta für „Patenkinder“, es werden Gruppenfotos geschossen, um diesen besonderen Augenblick einzufangen … und wer weiß, in ein paar Monaten werden sie vielleicht selbst zu Paten für Neueingestellte!
Nach einem Monat bei Talentsoft trifft jeder Newbie noch einmal unsere Personalabteilung zu einem abschließenden Gespräch über die Integration ins Unternehmen: Wir überprüfen, ob jeder seinen Platz im Team gefunden hat, über alle notwendigen Ressourcen für seine Arbeit verfügt, und wir sind natürlich sehr dankbar für Feedback jedweder Art. Denn neue Mitarbeiter sehen mit neuen Augen Dinge, die wir aus Gewohnheit möglicherweise übersehen.

HR STEMMT DIE AUFGABE NICHT ALLEIN

Insgesamt ist das Onboarding neuer Mitarbeiter also ein sehr wichtiger Schritt, der jedoch nicht von der Personalabteilung allein betreut werden kann. Es ist dafür Teamgeist und die Einbindung von Recruitern, Vorgesetzten und Kollegen in den einzelnen Abteilungen gefragt. Man könnte gar behaupten, dass jeder Mitarbeiter seinen Beitrag dazu leisten muss, neue Talente willkommen zu heißen!
Und dabei haben wir das Personalwesen nicht einmal groß revolutioniert: Mit ein wenig Fantasie und viel gutem Willen kann man Vieles erreichen.

>> Wenn Sie sich einmal die andere Seite ansehen möchten und das Onboarding aus dem Blickwinkel eines Mitarbeiters erleben möchten, empfehle ich Ihnen dazu den Artikel von Sophie Guenat zu ihrer (sehr erfolgreichen) Integration bei #rmstouch.